Mais atividades, mais designers (e mais dificuldades)

Mais de 10 anos atrás, quando comecei a trabalhar com design, eu estava em uma pequena agência em São Paulo. Éramos 4 designers que trabalhavam juntos na mesma sala. Lá nós almoçávamos, tomávamos café e conversávamos juntos sobre nosso trabalho e um ajudava o outro a se orientar mutuamente para desenvolver habilidades e tentar novas abordagens para resolver desafios dos projetos que surgiam. Um deles foi para o design de embalagens, o outro migrou para marketing e dois de nós ficamos na Web, que logo virou User Experience e suas infinitas ramificações. Mas nós bebíamos de design na fonte, não importava qual o objetivo do trabalho, estávamos em um ambiente propício para a evolução profissional de cada um.

Avançando alguns anos, atualmente trabalho no Gympass, uma startup com um time de quase 30 designers, espalhados em times e escritórios globalmente, um time que conta com UX Writers, UX Researchers e Product Designers, é muito mais difícil conversar com todos, alguns nem consigo ver todos os dias, logo é muito difícil almoçar, tomar café ou qualquer tipo de interação com todos ao mesmo tempo. Mas a equipe está fazendo isso, diariamente, criando elos com os mais próximos e tentando se aproximar dos mais distantes, com graus de dificuldades diferentes. É um desafio enorme. Por isso, há quase 2 anos migrei minha carreira, definitivamente, para Design Operations. Para ajudar as equipes com as quais eu trabalho, que resolvem problemas de design cada vez mais complicados e complexos, fiquem mentalmente e fisicamente saudáveis, ou seja, tenham um suporte operacional e possam focar no trabalho para o qual foram contratados para fazer, tentando propiciar um ambiente que incentive o crescimento de todos, igual foi a minha primeira experiência tantos anos atrás.

Antes de tudo, é importante esclarecer que meu cargo não é Designer, mas Design Producer, em uma tradução livre, Produtor de Design, e a equipe de Design Operations a qual eu fico a frente hoje, tem como função garantir que todos os profissionais tenham tudo que precisam para trabalhar, e por isso, as vezes, eu digo que somos facilitadores do design.

Nossa equipe de Design da empresa enfrenta muitos desafios, naturalmente. Como eu disse antes, são quase 30 designers espalhados e o time continua crescendo todo mês, e a cada novo integrante, vem junto com ele sua bagagem de conhecimentos, vícios e deficiências que precisam se integrar com os processos existentes de forma suave, enquanto o time de design continua cuidando dos 5 produtos da empresa em escala global. Por conta disso, a comunicação, a logística e as iniciativas da equipe, entre outras coisas, precisam de supervisão - alguém que possa garantir que estamos trabalhando rapidamente como uma equipe coordenada, cumprindo prazos agressivos e que não estão enlouquecendo com isso.

É aí que as Operações de Design entram em cena.

Os 4 pilares de Design Operations

O time de DesignOps está ali para servir, dessa forma, precisa realizar algumas tarefas que não são mais de Design, mas sim de gestão operacional. Para isso precisamos estar atentos aos quatro pilares do trabalho operacional, são eles:

Gestão

‍Significa cuidar das pessoas, garantir que estejam aptas para trabalhar, que seus objetivos profissionais e os da empresa estejam alinhados.

‍Governança

‍Garantir que os processos de onboarding, o fluxo de trabalho e as cerimônias de time estejam funcionando e harmonia, também significa cuidar do Design System para garantir uma comunicação eficiente entre pessoas e entre áreas, além de cuidar de ter todas as ferramentas que o time precisa.

Educação

‍É prover para o time formas de aprender e crescer, aumentando a capacitação técnica e profissional de todos os integrantes, procurando nivelar conhecimentos e aumentar a régua técnica da empresa.

‍Orçamento

‍É por fim, cuidar do orçamento e custos das ferramentas, equipamentos, estruturar novos processos e otimizar os processos antigos.

O Design Producer deve tomar cuidado com suas ações, não atuando como gerente dessas pessoas, mas facilitando e coordenado junto com o Manager tomar ações e medidas para que os profissionais se sintam acolhidos pela empresa, oferecendo a eles ajuda na construção de suas carreiras, entendendo seus objetivos profissionais e auxiliando na construção de um time forte, facilitando e auxiliando na condução de dinâmicas de Team Building eficientes e interessantes. 

Portanto tente participar da operação dos times/squads, se integre ao dia-a-dia deles, participe das cerimônias do time com eles, entenda suas dores e trabalhe para resolver elas, coordenando junto com o Lead e com o Manager dessas pessoas, todas as ações. Assim, organize ou ajude na organização de cerimônias de Team Building, pois um time só é forte, quando tem um propósito bem estabelecido, tente apoiar os times na construção de um propósito comum, existem inúmeras técnicas, algumas mais holísticas e outras mais práticas. E por fim, converse com os líderes do time, tente descobrir com eles quais as melhores formas de auxiliar o crescimento dos profissionais. É papel dele gerir pessoas, mas é o seu garantir que a balança fique equilibrada.

Governança de processos e práticas é uma das tarefas primordiais de um bom Design Producer. Isso vai desde processos de onboarding para os novos designers, como o fluxo de trabalho em si. Tudo que fazemos em DesignOps deve se refletir para o time inteiro, criando padrões fáceis de acompanhar. Portanto também é trabalho do Design Producer acompanhar as entregas e coordenar formas de medir o sucesso do time. Para isso, tenha princípios operacionais claros, ou como costumam ser chamados, o sistema operacional de uma empresa, são essencialmente a maneira pela qual as organizações colocam seus valores em prática e realizam as tarefas. Os princípios operacionais permitem que você indique claramente o que não deve ser feito e o que deve ser feito. Este é um detalhe importante a considerar.

Lidar com processos parece algo simples, é só criar uma processo de ponta a ponta e os outros devem seguir. A parte que não falam pra gente sobre isso, é que pessoas são ambíguas em excesso, e quando precisam seguir etapas, elas tendem a procurar, muitas vezes inconscientemente, por brechas e formas de evitar o trabalho entediante. Por isso, olhe para fora do mundo do Design: Nós como designers temos uma tendência achar que nosso mercado tem todas as respostas, mas esquecemos que existem inúmeros outros mercados que podem trazer conhecimentos paralelos e interessantes para resolvermos nossos problemas. O próprio conceito de Gerente de Operações, vem de Engenharia de Produção, que procura aumentar a eficiência das indústrias.

Para que isso surja efeito duradouro, semos que sempre focar em capacitação e nivelamento do time, com isso coopere com o RH para encontrar formas de trazer treinamentos para o time, também faça um assessment do time e use os conhecimentos do próprio time para organizar workshops internos e tech talks.

E tudo isso, só pode acontecer, e o time crescer se alguém estiver de olho nas finanças do time e também se o time está performando e trazendo retorno para a empresa. Portanto no final de tudo é uma co-responsabilidade do Design Producer e do Design Manager, porém, eu acredito que essa co-responsabilidade precisa ser dividida de forma clara, é responsabilidade do Manager apresentar os resultados e orientar os profissionais sobre a importância de seguir os processos, enquanto o auxiliamos na metrificação da performance, cuidando para que os gastos não estejam acima do retorno e ocasionalmente fazendo a empresa investir no time.

Por fim, o papel do Design Producer e do time de DesignOps é colaborar e suportar equipes de Design no fornecimento do mais alto nível de confiança e consultoria estratégica em todas as interações dos produtos/projetos. E com isso identificar as necessidades da equipe com relação ao processo, ferramentas, documentação e gerenciamento de ativos, conduzindo as alterações necessárias para garantir que designers e desenvolvedores estejam trabalhando com eficiência, agindo também, como uma ponte entre as equipes de UX, Engenharia e Product Management (PM), conectando todos os três grupos e garantindo que as interdependências sejam entendidas e planejadas.

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